Googleカレンダーから工数管理をする

「工数や作業時間を種別や項目別に集計したい」というお問い合わせをいただくことが多くあります。

たとえば一週間の勤務時間のうち、「ミーティング」「事務処理」「移動」「営業」などにそれぞれ何時間費やしたのか、社員ごとに集計したいというものです。

ここでご紹介するのは、今お使いのGoogleカレンダーに”カレレポ”というサービスを組み合わせて集計する方法です。簡単な操作で、工数を種別ごとに集計できる優れものです。ここではその手順についてご説明します。

ご注意：カレレポは弊社の提供するサービスではありません。上記は参考情報であり、利用を保証するものではありません。ご利用にあたってはカレレポの利用規約を確認し、お客様の判断の下でご利用ください。

Googleカレンダーの予定のタイトルにルールを決める

集計作業を簡単にするために、カレンダーに予定を登録する際に、作業内容の名称をあらかじめ統一しましょう。

例えば1時に羽山不動産に営業に行った場合、「営業　羽山不動産」、5時に書類作成をした場合には「事務　書類作成」といったように、タイトルに統一名称を入力しましょう。

このルールを守らないと、項目がバラバラになってしまい、うまく集計することができません。
カレレポで作業時間を集計する

①カレレポでGoogle認証する

カレレポトップページの「Google認証をしてください」ボタンからGoogleアカウントとの連携を許可します。

カレレポはこちら

②期間や条件を選択し、出力方法を選択

ここでは項目ごとに集計して円グラフ化したいので、「表を表示」を選択します。

③「分類の設定」をクリックして分類名を設定する

業務内容を名前をつけて分類します。

④円グラフ表示をクリック

作業項目の割合が一目でわかります。下記の場合だと、移動時間の短縮が業務効率改善のキーポイントになることがわかります。残業時間を減らして生産性を高めるには、今の現状を詳しく計測することが大切です。さあ、今日から働き方改革を始めましょう。