SmartHR連携マニュアル

SmartHR 連携を使うと、SmartHR に登録されている従業員を gamba! のユーザーとしてまとめて登録できます。また、SmartHR で退職処理をした従業員は、gamba! でも自動的に利用停止されます。

連携は SmartHR から gamba! への一方向です。gamba! で変更した内容が SmartHR に反映されることはありません。また、連携機能の利用に追加料金はかかりません。

目次

• 1. はじめに確認すること
• 2. SmartHR と連携する
  • 2-0 SmartHR で gamba! アプリをインストールする（SmartHR の画面）
  • 2-1 連携を開始する（gamba! の画面）
  • 2-2 SmartHR で許可する（SmartHR の画面）
  • 2-3 連携の完了（gamba! の画面）
• 3. 従業員を取り込む
  • 3-1 取り込み画面を開く（gamba! の画面）
  • 3-2 取り込む従業員を確認・選択する（gamba! の画面）
  • 3-3 取り込み先グループを選んで実行する（gamba! の画面）
  • 3-4 取り込みの完了（gamba! の画面）
  • 3-5 利用可能人数が足りないとき（gamba! の画面）
• 4. 取り込み結果を確認する（同期履歴）
• 5. 取り込まれた従業員のログイン方法
• 6. 退職した従業員の扱い
  • 6-1 SmartHR で退職処理をする（例：画面から1名ずつ）（SmartHR の画面）
  • 6-2 gamba! 側の変化（gamba! の画面）
  • 6-3 補足
• 7. 連携を解除する
  • 7-1 「SmartHRとの連携が失効しています」と表示されているとき（gamba!・SmartHR の画面）
• 8. よくある質問

1. はじめに確認すること

2. SmartHR と連携する

2-0 SmartHR で gamba! アプリをインストールする（SmartHR の画面）

連携の前に、SmartHR Plus で gamba! アプリをインストールします。

1. SmartHR Plus の gamba! 詳細ページを開きます。
   https://www.smarthr.plus/apps/gamba
2. 「連携をはじめる」 を押し、画面の案内に沿ってインストールします。

2-1 連携を開始する（gamba! の画面）

gamba! の「アカウント管理」→「詳細設定」を開き、画面下部の「詳細設定 >」を開きます。「SmartHR 連携」の 「SmartHRと連携する」 を押します。

2-2 SmartHR で許可する（SmartHR の画面）

SmartHR の画面に移動します。SmartHR にログインしていない場合は、ログイン画面が表示されます。SmartHR の管理者アカウントでログインしてください。

ログイン後、gamba! からのアクセスを許可する画面が表示されたら、許可してください。一度許可したことがある場合は、この画面は表示されずに gamba! に戻ります。

2-3 連携の完了（gamba! の画面）

gamba! の画面に戻り、「SmartHRの連携が完了しました」と表示されれば完了です。

連携が完了すると、SmartHR で退職処理をした従業員を、gamba! が自動で検知できるようになります。管理者の操作は必要ありません。

3. 従業員を取り込む

3-1 取り込み画面を開く（gamba! の画面）

「詳細設定」の「SmartHR 連携」に、利用可能人数が表示されます（取り込み画面を開いたことがあれば、そのときの取り込み候補の人数も表示されます。取り込みを実行すると消えます）。「SmartHRから従業員を取得して取り込む」 を押します。

3-2 取り込む従業員を確認・選択する（gamba! の画面）

SmartHR から従業員を取得し、次のように分類して表示します。画面上部のバーで、取り込み後の利用人数を確認できます。

既存の gamba! ユーザーとの照合は、次の順で行います。

1. 以前に SmartHR から取り込んだ（SmartHR 連携済みの）ユーザー
2. メールアドレスが同じユーザー

社員番号が同じ gamba! ユーザーがいても、メールアドレスが違う場合は、同一人物か確認できないため「スキップ」になります。同一人物なら gamba! と SmartHR のメールアドレスをそろえてから、別人なら gamba! ユーザーの社員番号を直してから、もう一度取り込み画面を開いてください。

3-3 取り込み先グループを選んで実行する（gamba! の画面）

新しく作成するユーザーを所属させるグループを選び、「選択した○名を取り込む」 を押します。

• 新しく作成するユーザーは、必ずどちらかのグループに所属します。
• すでに gamba! にいる（更新の）従業員の所属グループは変更しません。
• 新しく作成したユーザーには「アカウント開設のお知らせ」メールが届きます（「5. 取り込まれた従業員のログイン方法」）。

3-4 取り込みの完了（gamba! の画面）

取り込みはバックグラウンドで実行されます。画面を閉じても処理は続きます。

完了すると、作成・更新・スキップ・失敗の人数が表示されます。

3-5 利用可能人数が足りないとき（gamba! の画面）

取り込みで作成するユーザーは、gamba! の利用可能人数（契約しているユーザー数）を消費します。利用可能人数を超えて取り込むことはできません。

1. 新規作成に選んだ人数が利用可能人数を超えると、画面上部のバーが赤くなり、「利用可能人数を○人超過しています。選択を解除するか、利用可能人数を追加してください。」と表示されます。

   

2. 超過している間は、実行ボタンが「取り込めません（利用可能人数超過）」になり、押せません。

   

3. 次のどちらかで対応してください。
   • 取り込む従業員のチェックを外して、利用可能人数の範囲に収める（外した従業員は、次回以降「前回除外」に表示されます）
   • 利用可能人数を追加する（下記）

利用可能人数を追加する

超過表示の 「利用可能人数を増やす →」、または左メニューの 「契約状況」 を開き、「利用可能ユーザ数」の 「ユーザ数を追加」 を押します。

追加するユーザー数を入力すると、請求額の見積もりが表示されます。「契約内容を変更」 を押すと、表示された金額がご指定の決済手段で請求され、すぐに利用可能人数が増えます。追加後に取り込み画面へ戻って実行してください。

• 利用可能人数が自動で増えたり、取り込みによって自動で課金されたりすることはありません。
• 取り込み画面を開いた後にほかの方法でユーザーが追加され、実行時に人数が足りなくなった場合は、足りない分の従業員は作成されず、同期履歴に「契約ユーザー数の上限に達しています」と記録されます。

4. 取り込み結果を確認する（同期履歴）

「詳細設定」の「同期履歴を見る」から、これまでの取り込みの履歴を確認できます。

「詳細」を開くと、従業員ごとの結果（作成・更新・スキップ・失敗）と、スキップ・失敗の理由を確認できます。

5. 取り込まれた従業員のログイン方法

取り込みで新しく作成された従業員には、gamba! から 「【gamba!】アカウント開設のお知らせ」 メールが1通届きます。メールには、会社名・氏名・ログイン ID（メールアドレス）と、「パスワードを設定する」 リンクが記載されています。

1. メールの 「パスワードを設定する」 を開きます。

2. パスワードを2回入力して（8文字以上）、「パスワードを設定する」 を押します。

   

3. 「パスワードを設定しました。ログインしてご利用ください。」と表示されます。ログインのボタンからログイン画面に進み、設定したパスワードでログインしてください（ログイン ID は入力済みです）。

• リンクに日数の有効期限はありません。一度パスワードを設定すると、そのリンクは使えなくなります。
• パスワードの設定前に、パスワード再発行やメールアドレスの変更をした場合も、リンクは使えなくなります。
• リンクが使えない場合や、設定後にパスワードを忘れた場合は、ログイン画面の 「パスワードがわからない? 再発行はこちら」 から設定してください。
• メールアドレスは SmartHR に会社が登録したものなので、確認済みとして登録します。メールアドレス確認のメールは届きません。
• シングルサインオンを設定しているアカウントでは、このメールは送られません（シングルサインオンでログインします）。
• メールの送信予約に失敗した場合は、同期履歴の詳細に「アカウント開設のお知らせを送信できませんでした（パスワード再発行で設定できます）」と表示されます。この場合は、パスワード再発行で設定するようご案内ください。

そのほか、取り込まれたユーザーは次のように登録されます。

• SmartHR の部署は、同じ名前の gamba! の部署に割り当てます。同じ名前の部署が無い場合は自動で作成します。
• 取り込まれたユーザーの権限は、すべて一般ユーザーです。

6. 退職した従業員の扱い

SmartHR で在籍状況を「退職済」にすると、gamba! の該当ユーザーは自動的に利用停止（退会）になります。gamba! 側での操作は必要ありません。

6-1 SmartHR で退職処理をする（例：画面から1名ずつ）（SmartHR の画面）

1. SmartHR で対象の従業員の詳細を開き、「編集」 を押します。

   

2. 適用日を確認して 「編集を開始」 を押します。

   

3. 「入退社情報」の 在籍状況を「退職済」 にし、退職年月日 を入力して 「更新する」 を押します。

   

4. 「従業員情報を更新しました」と表示され、在籍状況が「退職済」になります。

   

6-2 gamba! 側の変化（gamba! の画面）

退職処理の前は、gamba! のユーザー一覧に表示されています（利用中 255 人）。

SmartHR で退職処理をすると、数十秒ほどで gamba! のユーザーが利用停止になり、ユーザー一覧に表示されなくなります（利用中 254 人）。

6-3 補足

• CSV での一括更新で退職にした場合や、SmartHR で従業員を削除した場合も、同じように自動で利用停止になります。
• 通常は数十秒〜数分で反映されます。万一反映されなかった場合も、毎日 4:30 の自動チェックで利用停止されます。
• 自動で利用停止したことは、ユーザー一覧の「操作履歴」に「SmartHRで退職が検知されたため、（メールアドレス）を自動で削除しました。」と記録されます（表示は「削除」ですが、これまでの日報やコメントは削除されません）。
• gamba! のアカウント管理者は、自動では利用停止しません（管理者がいなくなるのを防ぐため）。同期履歴に「SmartHRで退職を検知しましたが、アカウント管理者のため自動退会しませんでした。必要に応じて手動で削除してください」と記録されるので、別の管理者を設定してから手動で削除してください。
• 利用停止したユーザーのこれまでの日報やコメントは、削除されずにタイムラインに残ります。ほかのメンバーから見て、退職した人かどうかの区別は表示されません。
• 休職中にしただけでは、利用停止にはなりません。

7. 連携を解除する

「詳細設定」の「SmartHR 連携」で 「SmartHR連携を解除」 を押し、確認の画面で「OK」を押します（画像は 3-1 を参照）。「SmartHRの連携を解除しました」と表示されれば完了です。

解除すると、次のようになります。

• SmartHR で退職処理をしても、gamba! のユーザーは自動で利用停止されなくなります。
• 取り込み済みの gamba! ユーザーと同期履歴は残ります。
• 取り込み画面の「前回除外」と、gamba! ユーザーと SmartHR の従業員の紐付けはリセットされます。再度連携した場合は、メールアドレスで照合し直します。
• 再度連携する場合は、「2. SmartHR と連携する」の手順をやり直してください。

7-1 「SmartHRとの連携が失効しています」と表示されているとき（gamba!・SmartHR の画面）

SmartHR との連携は、90日間操作がないと有効期限が切れます。有効期限が切れると、設定画面に次のように表示され、取り込みボタンは表示されなくなります。この場合は、いったん連携を解除してから、再度連携してください。

1. 「SmartHR連携を解除」 を押し、確認の画面で「OK」を押します。
2. 「SmartHRとの連携の有効期限が切れています。SmartHR側の連携設定も削除するため、SmartHRの画面で認可してから解除します。SmartHRの画面へ移動してよろしいですか？」と表示されたら、「OK」を押します。
3. SmartHR の画面に移動します（ログインしていない場合はログインし、許可を求められたら許可します）。連携していたのと同じ SmartHR で操作してください。
4. gamba! に戻り、「SmartHRの連携を解除しました」と表示されれば完了です。続けて「2. SmartHR と連携する」で連携し直してください。

• 手順2で「キャンセル」を押すと、「SmartHRの画面へ移動せず、gamba!側の連携だけを解除しますか？」と表示されます。SmartHR にログインできないなどの理由で認可できない場合は、こちらで「OK」を押すと gamba! 側だけ解除できます。SmartHR 側に残った連携の設定は、次に連携したときに自動で整理されます。
• 手順3で連携していたものと別の SmartHR で認可した場合は、「連携中とは別のSmartHRで認可されたため、連携を解除できませんでした。」と表示され、解除されません。連携していた SmartHR にログインし直して、もう一度解除してください。

8. よくある質問

Q. 取り込み画面に表示されない従業員がいます。

A. 在籍状況が「在職中」以外（入社前・退職済）の従業員は表示されません。休職中の従業員は「対象外」に表示されます。

Q. 「メールアドレス未登録」でスキップされました。

A. SmartHR の従業員情報にメールアドレスを登録してから、もう一度取り込んでください。

Q. 「同じメールアドレスの従業員が複数いるため取り込めません」と表示されました。

A. SmartHR 上で、同じメールアドレスが複数の従業員に登録されています。SmartHR 側でメールアドレスを正しく直してから、もう一度取り込んでください。

Q. 「SmartHRとの連携が失効しています」と表示されました。

A. 連携の有効期限が切れた場合や、SmartHR 側で gamba! アプリが削除された場合など、SmartHR との接続が無効になると表示されます。「SmartHR連携を解除」してから、再度「SmartHRと連携する」を行ってください。有効期限が切れている場合は、解除の途中で SmartHR の認可画面に移動します（「7-1. 『SmartHRとの連携が失効しています』と表示されているとき」）。

Q. 「SmartHRへの退職通知の登録に失敗しています」と表示されました。

A. 退職した従業員を検知するための設定が、SmartHR にうまく登録できていない状態です。登録は毎日自動でやり直されるため、通常は操作の必要はありません。表示が消えない場合は、「SmartHR連携を解除」してから、再度「SmartHRと連携する」を行ってください。

Q. 取り込んだ従業員から「アカウント開設のお知らせが届かない」「リンクが使えない」と言われました。

A. ログイン画面の「パスワードがわからない? 再発行はこちら」から、パスワードを設定するようご案内ください。お知らせのリンクは、一度パスワードを設定したあとや、パスワード再発行・メールアドレス変更のあとは使えません。

Q. SmartHR で退職にしたのに、gamba! のユーザーが残っています。

A. そのユーザーが gamba! のアカウント管理者の場合は、自動では利用停止しません。同期履歴を確認し、別の管理者を設定してから手動で削除してください。管理者でない場合は、翌日 4:30 の自動チェックでも利用停止されます。

Q. 新しく入社した従業員や、異動・氏名変更が gamba! に反映されません。

A. 入社した従業員の追加や、異動・氏名変更の反映は自動では行われません。「3. 従業員を取り込む」の手順で、もう一度取り込みを行ってください。新しく入社した従業員は「新規作成」、異動や氏名変更があった従業員は「更新」に表示されます。

Q. 退職した従業員の日報はどうなりますか。

A. 利用停止になっても、これまでの日報やコメントはタイムラインに残ります。

Q. 利用可能人数が足りません。

A. 取り込み画面で取り込む人数を減らすか、利用可能人数を追加してください（「3-5. 利用可能人数が足りないとき」）。新規作成の人数が利用可能人数を超えている間は、取り込みを実行できません。取り込みによって自動で課金されることはありません。